La fatturazione elettronica in parole semplici

A partire da gennaio 2019, secondo la manovra finanziaria del 2018 l’Italia aderisce alla fatturazione elettronica, prima rivolta solo alla PA, anche tra privati B2B e B2C

Per PA si intende la Pubblica Amministrazione.
Per B2B si intende lo scambio commerciale di prodotti o servizi tra aziende. Deriva dall’inglese e letteralmente si traduce in Business to Business.
La sigla B2C, invece, indica Business to Consumer ed è la vendita diretta al consumatore.

La fattura elettronica introdotta con la legge finanziaria del 2008 è una fattura in formato digitale promossa dall’Unione Europea al fine di regolamentare in maniera elettronica il sistema di fatturazione e migliorare quindi il controllo fiscale negli Stati Membri.

PRODURRE LE FATTURE ELETTRONICHE

Per Fatturazione Elettronica si intende il processo digitale attraverso il quale vengono generate, emesse e conservate (di norma per 10 anni) le fatture.

Sia verso la Pubblica Amministrazione che per le relazioni B2B il sistema di fatturazione elettronica prevede la produzione di fatture in formato elettronico

  • strutturate secondo un linguaggio standard (XML )capace di abbattere i tempi di registrazione dei dati e che permetta di cogliere ordinatamente le informazioni contenute in fattura e di effettuare immediatamente il confronto tra i dati con notevole risparmio di tempo, carta e denaro
  • firmate digitalmente da chi le ha fatte
  • e obbligatoriamente da conservare a fini fiscali solo in digitale.

La firma digitale sulle Fatture garantisce l’autenticità dell’origine e l’integrità dei contenuti del documento informatico. La conservazione digitale a norma, infine, prevede l’apposizione di un’ulteriore firma digitale e una marca temporale sull’archivio elettronico delle Fatture, per sigillarne il contenuto e custodirlo per i 10 anni previsti dalle leggi italiane in rigoroso formato digitale (liberandosi per sempre di archivi e stampe ingombranti).

Se per la PA questo procedimento è obbligatorio per legge, per il B2B anche se vivamente consigliato, puo’ essere sostituito con l’emissione di fatture secondo quanto previsto dal quadro legislativo che recita:

“un file firmato digitalmente, oppure un tracciato record inviato via EDI (Electronic Data Interchange) oppure qualsiasi altro tipo di fattura digitale che il destinatario, in base ai processi di business che ha sviluppato, riconosce, paga e porta in conservazione (tratta, cioè, proprio come “se fosse una Fattura”)

Cio’ significa che tra privati possono essere emesse le stesse fatture che una volta venivano stampate, con o senza firma digitale, purchè inviate e conservate poi in formato elettronico

Per chi fosse interessato, lo standard previsto per le Fatture Elettroniche dirette alla PA è stato normativamente e tecnicamente reso disponibile anche per supportare la Fatturazione Elettronica B2B (clicca qui per approfondire)

L’innovazione digitale è gia’ in cammino: I gestionali di fatturazione (tutti) sono già predisposti per emettere le fatture in formato elettronico XML per poi trasmetterle telematicamente (direttamente o per il tramite di intermediari) anche al Sistema di Interscambio.
Organizzato anche l’invio telematico dei dati del ciclo passivo, l’azienda sarà sgravata da non pochi adempimenti, ridondanti di informazioni per l’Agenzia delle Entrate; cesserà infatti l’obbligo di trasmissione dello spesometro, degli elenchi Intrastat, delle black-list, con rimborsi iva entro 3 mesi, etc. (art.3 D.Lgs cit.)

E’ chiaro che per ottenere i benefici maggiori, è opportuno che la totalità degli operatori economici emettano tutte le proprie fatture in formato elettronico conforme (xml strutturato); le fatture attive da chi le emette saranno considerate fatture passive per chi le riceve. Così facendo, non solo il ciclo attivo potrà essere registrato e archiviato automaticamente in maniera digitale ma addirittura quello passivo (snellendo quella che oggi è una gestione di montagne di documenti in formati differenti uno dall’altro) sarà importato automaticamente in contabilità e archiviato a norma di legge con un semplice click del mouse.

CONSERVARE LE FATTURE IN DIGITALE

È possibile portare in Conservazione Digitale sia le Fatture Attive che quelle Passive. La norma non impone particolari vincoli di formato – fatto salvo il caso delle Fatture Elettroniche inviate alla PA, che devono essere Conservate come file XML in Tracciato FatturaPA. Tuttavia, impone di garantire requisiti di autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità nel tempo. In generale, si può suggerire di optare per la conservazione di documenti adottando il formato PDF (meglio se PDF/A che evita la presenza di macroistruzioni), in quanto assicura il rispetto del requisito di Leggibilità nel tempo del documento archiviato.
Su ogni singolo file Fattura da conservare va apposta una Firma Elettronica Qualificata (o una Firma Digitale) così come il relativo Riferimento Temporale (che concorre a indicare il momento in cui è stata apposta la Firma).
Una volta autenticato il documento, si procede con l’identificarlo attraverso l’inserimento di opportuni metadati che rendano facilmente consultabile l’archivio fiscale in caso di controlli o verifiche da parte dell’Autorità competente.

Nome, Cognome, Denominazione, Codice Fiscale, Partita IVA, Data sono i metadati obbligatori.

Poi le fatture verranno raccolte in piu’ pacchetti di versamento che a loro volta saranno sigillati in Pacchetti di Archiviazione entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione relativa al periodo d’imposta. Questo passaggio avviene con l’apposizione della Firma Digitale del Responsabile della Conservazione e della Marca Temporale (la Marca Temporale si appone collegandosi a una Certification Authority esterna che la rilascia). La Marca Temporale stabilisce il momento esatto (data, ora, minuti, secondi ) in cui si conclude il processo di Conservazione Digitale. In questo modo, i documenti racchiusi nel Pacchetto di Archiviazione vengono “sigillati” e non potranno più essere modificati.

Se sei interessato ad approfondire sul procedimento di Conservazione Digitale clicca qui

Alcuni dati a confronto per renderci conto di quanto possa essere coveniente gia’ in termini di risparmio dei costi adottare il sistema di fatturazione elettronica :

Fattura spedita a mezzo posta tra 2,9 e 3,7 €/Fattura
Fattura consegna a mano tra 2,6 e 3,5 €/Fattura
Fattura inviata tramite posta elettronica (email o PEC) tra 1,8 e 2,4 €/Fattura
Upload di un documento (o pacchetto di documenti)
su Web da cui si genera XML FatturaPA
tra 0,9 e 1,2 €/Fattura
Data Entry su form Web tra 1,3 e 1,7 €/Fattura
Generazione XML FatturaPA direttamente da gestionale
e invio a Sistema di Interscambio tramite PEC
tra 1,4 e 1,8 €/Fattura

Il beneficio ottenibile passando da un processo tradizionale basato su carta alla Fatturazione elettronica, per organizzazioni che producono/ricevono un volume di Fatture superiore alle 3.000 Fatture/anno, si assesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro a fattura.